Urząd Miasta Świdnik

Urząd Miasta Świdnik ul. Stanisława Wyspiańaskiego 27 21-040 Świdnik pok. 413 tel. 81 751 76 59

1. Sekretarz zapewnia warunki efektywnego funkcjonowania, sprawnego działania i prawidłowego wykonywania zadań urzędu, poprzez współpracę oraz koordynację komunikacji pomiędzy naczelną kadrą kierowniczą oraz komórkami organizacyjnymi i jednostkami podległymi.
2. Do podstawowych zadań Sekretarza należy:

• kierowanie bieżącą pracą urzędu w ramach spraw powierzonych do prowadzenia przez Burmistrza;
• sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy;
• nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych, archiwalnych, obiegiem informacji w urzędzie oraz pomiędzy urzędem, Burmistrzem i radą;
• zapewnienie warunków technicznych koniecznych do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej;
• nadzór nad obsługą interesantów i załatwianiem indywidualnych spraw mieszkańców;
• nadzór nad prowadzeniem spraw obywatelskich;
• bezpośredni nadzór nad wykonywaniem prac związanych z organizowaniem wyborów do Parlamentu Europejskiego, organów państwowych i samorządowych, referendum ogólnokrajowego i gminnego;
• nadzór nad sprawami dotyczącymi repatriacji obywateli polskiego pochodzenia z terenów części azjatyckiej dawnego ZSRR celem sprowadzenia ich do Polski z zamiarem stałego osiedlenia się na terenie gminy;
• nadzór nad przestrzeganiem wewnętrznych procedur przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego, petycji, skarg i wniosków obywateli;
• zapewnienie wykonania uchwał rady, interpelacji i wniosków radnych oraz załatwiania skarg i wniosków mieszkańców miasta w zakresie wykonywanych zadań;
• nadzór nad załatwianiem interpelacji, wniosków i zapytań radnych;
• koordynacja wykonania zadań wynikających z uchwał rady i zarządzeń Burmistrza;
• pełnienie nadzoru organizacyjnego nad prawidłową i terminową realizacją uchwał rady, zarządzeń i decyzji Burmistrza;
• zapewnienie wykonywania zarządzeń, wytycznych i poleceń Burmistrza;
• organizowanie uroczystości z udziałem organów miasta;
• nadzór nad działaniem na rzecz rozwoju kultury w mieście, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych dla Burmistrza zgodnie z § 34 ust. 1 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego;
• koordynowanie, nadzorowanie i odpowiedzialność za funkcjonowanie podległych komórek organizacyjnych;
• nadzór nad gospodarką mieniem urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania w zakresie spraw prowadzonych przez podległe komórki organizacyjne;
• wydawanie decyzji administracyjnych w ramach ustalonego podziału kompetencji;
• składanie oświadczeń woli w imieniu miasta na podstawie upoważnienia Burmistrza;
• współpraca z organami kontrolnymi;
• koordynowanie spraw związanych z nadzorem właścicielskim i współpracą ze spółkami, w których gmina jest wyłącznym właścicielem lub posiada w nich udziały bądź akcje;
• nadzór nad opracowaniem projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki dotyczących zadań, które zostały powierzone funkcji Sekretarza i podległych mu komórek organizacyjnych, przy zachowaniu dbałości o ich późniejszą aktualizację;
• analizowanie, ocena i ewentualne dokonywanie korekt projektów budżetu opracowanych przez pracowników podległych komórek organizacyjnych;
• nadzór nad realizacją budżetu podległych komórek organizacyjnych wraz z kontrolą dokonywanych wydatków;
• zapewnienie wykonywania kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych poprzez przedstawianie Burmistrzowi do akceptacji działań niezbędnych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
• w celu realizacji swoich zadań Sekretarz uprawniony jest do wnioskowania w sprawach zatrudniania, zwalniania, nagradzania, karania, awansowania, przenoszenia, ustalania płac pracowników podległych komórek organizacyjnych urzędu;
• wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza za wyjątkiem nawiązania, rozwiązania stosunku pracy oraz ustalenia wysokości wynagrodzenia;
• pełnienie zastępstwa podczas nieobecności Burmistrza w zakresie spraw należących do kompetencji Burmistrza, w tym wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu (za wyjątkiem nawiązywania, rozwiązywania stosunku pracy oraz zmiany warunków zatrudnienia) na podstawie udzielonego upoważnienia Burmistrza;
• potwierdzanie (uwierzytelnianie) dokumentów „za zgodność z oryginałem” ;
• wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

Sekretarz bezpośrednio nadzoruje pracę:

• Wydziału Organizacyjno-Samorządowego;
• Wydziału Obsługi Klienta;
• Biura Burmistrza Miasta;
• Biura Kadr;
• Referatu Informatycznego;
• samodzielnego stanowiska ds. ochrony danych osobowych w urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych.